Kun neuvottelet liiketilan vuokrasopimuksesta, huolto- ja ylläpitokustannukset voivat helposti jäädä varjoon kiiltävän liiketilan ja sopivan sijainnin taakse. Kuitenkin juuri nämä kustannukset voivat muodostaa merkittävän osan todellisista kuukausittaisista kuluistasi – tai säästää sinulta päänvaivaa ja rahaa, jos osaat neuvotella oikein. Selvyys siitä, mitä vuokraan kuuluu ja mitä jää sinun maksettavaksesi, auttaa välttämään ikävät yllätykset.
Miksi huoltosopimukset kannattaa miettiä etukäteen?
Liian moni yrittäjä keskittyy vuokrasopimusta solmiessaan vain neliöhinnan vertailuun. Todellisuudessa kaksi samanhintaista tilaa voivat erota toisistaan merkittävästi, kun lasket mukaan kaikki ylläpitokustannukset. Jos vuokraan sisältyy kattavat huoltosopimukset, saat todennäköisesti paremman diilin kuin tilasta, jossa joudut itse huolehtimaan kaikesta.
Muistan kun yksi tuttavani vuokrasi toimitilaa keskustasta ja iloitsi edullisesta neliöhinnasta. Ensimmäisen talven jälkeen ilmeni, että lämmitysjärjestelmän huolto maksoi yli tuhat euroa, eikä sitä ollut budjetoitu mihinkään. Tämän jälkeen hän on aina kysynyt tarkkaan, mitä vuokraan kuuluu.
Yleiset huoltosopimukset ja niiden jakautuminen
Tyypillisimmät huoltosopimukset liittyvät LVI-järjestelmiin, ilmanvaihtoon, hisseihin ja sähköjärjestelmiin. Näiden osalta käytäntö vaihtelee paljon vuokranantajan mukaan.
Lämmitys ja ilmanvaihto ovat yleensä vuokranantajan vastuulla, koska ne liittyvät kiinteistön perusinfrastruktuuriin. Kuitenkin jos sinulla on erillinen ilmastointilaite omassa tilassasi, sen huolto saattaa jäädä sinulle. Varmista tämä kohta sopimuksesta.
Sähköjärjestelmät jakautuvat usein siten, että kiinteistön pääjärjestelmien huolto kuuluu vuokranantajalle, mutta oman tilasi sisäiset korjaukset ja lampunvaihdot ovat sinun vastuullasi. Tämä on järkevä jako, kunhan se on selkeästi kirjattu.
Vesikalusteet ja viemärit aiheuttavat usein kiistaa. Perussääntö on, että vuokranantaja vastaa rakenteista ja putkistoista, mutta jos tukkeutuma johtuu sinun toiminnastasi (esimerkiksi ravintolan keittiöstä), kustannukset saattavat tulla sinulle.
Siivous – kenen vastuulla?
Oman liiketilasi sisäinen siivous on lähes aina vuokralaisen vastuulla. Tämä on selvä, mutta yhteisten tilojen osalta tilanne vaihtelee.
Yhteiset tilat kuten portaikon, hissin ja ulko-ovet siivotaan yleensä kiinteistönhuollon toimesta, ja kustannukset jaetaan vuokralaisten kesken vastikkeissa tai yhtiövastikkeessa. Kysy tarkkaan, kuinka usein siivous tapahtuu – kerran viikossa vai päivittäin? Tämä vaikuttaa viihtyvyyteen merkittävästi.
Lumityöt ja piha-alueet sisältyvät yleensä kiinteistönhuoltoon, mutta jos sinulla on oma sisäänkäynti tai parkkipaikka, saattaa olla että vastuu on sinulla. Etenkin Helsingissä talvikunnossapito on oleellinen asia – kukaan ei halua asiakkaiden kompastuvan jäisellä pihalla.
Mitä kannattaa neuvotella vuokraan sisään?
Jos olet solmimassa pitkää vuokrasopimusta tai vuokraat isompaa tilaa, sinulla on neuvotteluvoimaa. Kannattaa yrittää saada ainakin nämä asiat sisällytettyä:
Perushuoltosopimukset – LVI-järjestelmien, ilmanvaihdon ja hissin säännöllinen huolto. Nämä maksavat vuositasolla tuhansia euroja, ja vuokranantajalla on usein jo valmiit sopimukset paikallisten palveluntarjoajien kanssa, jolloin kustannukset ovat pienempiä kuin mitä sinä saisit itse.
Yhteisten tilojen siivous – Varmista että käytävät, wc:t ja muut yhteiset tilat siivotaan riittävän usein.
Lumityöt ja piha – Etenkin jos asiakkailla on pääsy piha-alueelle.
Jätehuolto – Selvitä, sisältyykö sekajätteen, biojätteen ja kierrätyksen kuljetus vuokraan. Joskus kierrätysastiat voivat olla erikseen maksullisia.
Mitä jää yleensä vuokralaisen maksettavaksi?
Vaikka neuvottelisit hyvin, jotkin kulut jäävät lähes aina omalle vastuullesi. Näitä ovat oman tilasi sisäinen huolto, kuten maalaukset, lattian kunnostus ja kalusteiden korjaukset. Myös toimintasi aiheuttamat ylimääräiset kustannukset, kuten erityisen suuret jätemäärät tai kuluneet lukot, kuuluvat sinulle.
Sähkö- ja vesimaksut laskutetaan usein erikseen mittareiden mukaan, ellei kyseessä ole pieni toimisto jossa kulutus on vähäistä. Tällöin ne voivat sisältyä kiinteään vuokraan.
Kirjaa kaikki selkeästi sopimukseen
Tärkein neuvo on kirjata jokainen kohta vuokrasopimukseen. Suullinen sopimus tai ”niin kuin yleensä” -periaate johtaa väistämättä erimielisyyksiin. Pyydä liitteeksi lista kaikista voimassa olevista huoltosopimuksista ja niiden kattavuudesta.
Jos jotain jää epäselväksi, kysy suoraan ennen sopimuksen allekirjoittamista. Hyvämaineinen vuokranantaja arvostaa tarkkuutta ja on valmis selventämään asioita. Jos vuokranantaja välttelee vastauksia tai jättää asioita hämäriksi, se on jo itsessään varoitusmerkki.
Huolellisesti neuvoteltu vuokrasopimus, jossa huolto- ja ylläpitovastuut on selkeästi jaettu, säästää sinulta aikaa, rahaa ja hermoja koko vuokrasuhteen ajan.