Liiketilan vuokra on yksi suurimmista kuluista, joten jokainen neliömetri kannattaa saada tuottamaan. Silti monessa yrityksessä taustatilat ja varastot jäävät tehottomiksi – tavara kasaantuu, tilaa tuhlataan ja aikaa kuluu turhaan etsimiseen. Tämä koskee kaikkia Helsingin liiketiloja, oli kyse sitten pienestä liikkeestä Kalliossa tai isommasta toimipisteestä Pasilassa.
Kun taustatilat organisoidaan järkevästi, saat enemmän varastotilaa samaan neliöön, työntekijät löytävät tavarat nopeammin ja asiakaspalvelu sujuu paremmin. Tässä artikkelissa käyn läpi konkreettisia keinoja, joilla saat taustatilastasi todella toimivan.
Miksi taustatilat jäävät usein hyödyntämättä?
Yleisin syy on yksinkertaisesti se, että avausta suunnitellessa keskitytään myyntitilaan ja taustatilat jätetään ”katsotaan sitten” -asenteella. Tavarat alkavat kertyä sinne missä sattuu olemaan tilaa, ja pian siellä on sekava kasa tarvikkeita, tyhjiä pahvilaatikoita ja epämääräistä krääsää.
Toinen ongelma on väärät hyllyt tai niiden puute. Lattialle kasatut laatikot tuhlaavat korkeuden – kun taas kunnolliset metallihyllyt hyödyntävät tilan katosta lattiaan. Samaan tilaan mahtuu helposti kolminkertainen määrä tavaraa, kun hyllyt on valittu oikein.
Aloita inventaariolla ja kartoituksella
Ennen kuin alat järjestelemään mitään, käy läpi kaikki mitä taustatilassa on. Kirjaa ylös:
– Mitä tavaraa todella tarvitset säännöllisesti?
– Mitä käytät harvoin mutta pakko säilyttää?
– Mikä on täysin tarpeetonta?
Itse huomasin kerran eräässä liikkeessä, jota autin järjestämään, että lähes kolmasosa varastotilasta oli täynnä vanhoja myyntitilannepöytiä ja kylttejä, joita ei oltu käytetty kolmeen vuoteen. Kun ne vietiin pois, varastotilaa vapautui merkittävästi.
Piirrä myös kartta tai pohjakuva tilasta. Merkitse ovet, sähköpisteet ja alueet, joissa tarvitset kulkutilaa. Tämä auttaa suunnittelemaan hyllyjärjestelmän järkevästi.
Valitse oikeat hyllyt ja säilytysratkaisut
Hyllyt eivät ole kaikki samanlaisia. Metalliset teollisuushyllyt kestävät painavatkin tavarat ja niitä saa eri kokoisina. Muovihyllyt sopivat kevyemmille tavaroille ja ovat usein edullisempia.
Tärkeimmät valinnat:
Korkeus: Hyödynnä koko korkeus. Useimmat varastohyllyt voi asentaa 2–2,5 metrin korkuisiksi turvallisesti.
Säädettävät tasot: Valitse hyllyt, joissa hyllytasot voi siirtää eri korkeuksille. Näin voit säätää tilan eri kokoisten laatikoiden mukaan.
Liikuteltavat ratkaisut: Pyörillä varustetut hyllyt tai vaunut auttavat, jos tarvitset joustavuutta tai haluat siirtää tavaroita myyntitilaan nopeasti.
Läpinäkyvät laatikot: Kannattaa investoida läpinäkyviin muovilaatikoihin. Näet heti mitä laatikossa on ilman että sinun täytyy avata sitä.
Järjestä tavarat käyttötiheyden mukaan
Laita useimmin tarvitsemasi tavarat helpoimmin saataville – silmän korkeudelle ja lähelle ovea. Harvemmin tarvittavat asiat voivat olla ylähyllyillä tai syvemmällä varastossa.
Esimerkiksi jos myyt vaatteita ja tarvitset jatkuvasti uusia pusseja, henkareita ja hintalappuja, ne kannattaa sijoittaa juuri oven viereen omalle hyllylleen. Sesonkitavarat kuten joulukoristeet voivat olla varaston perukoilla tai ylähyllyillä.
Tämä säästää valtavasti aikaa päivittäin. Jos työntekijän täytyy aina etsiä perältä jotain perustavaraa, se vie aikaa asiakaspalvelusta.
Merkitse kaikki selkeästi
Tarrat ja kyltit ovat halvimpia ja tehokkaimmia työkaluja. Merkitse jokainen hyllytaso ja laatikko selkeästi. Käytä tarpeeksi isoa tekstiä, että sen näkee muutaman metrin päästä.
Värikoodaus toimii hyvin: esimerkiksi vihreät tarrat kesätavaroille, siniset talvitavaroille, punaiset alennusmyyntitavaroille. Tämä nopeuttaa etsimistä erityisesti, jos varastossa työskentelee useampi henkilö.
Luo kulkureitit ja pidä ne vapaina
Jätä aina riittävät kulkureitit hyllyjen väliin. Vähintään 80–100 senttiä leveät käytävät mahdollistavat turvallisen liikkumisen myös tavaroiden kanssa. Jos käytät siirrettäviä hyllyjä tai vaunuja, tilaa tarvitaan enemmän.
Älä koskaan varastoi tavaraa kulkureiteille. Se on turvallisuusriski ja hidastaa kaikkea. Pahimmassa tapauksessa se voi rikkoa työsuojelumääräyksiä ja aiheuttaa ongelmia tarkastuksissa.
Seuranta ja inventaario kuntoon
Pidä kirjaa mitä varastossa on. Pienemmissä liikkeissä riittää yksinkertainen Excel-taulukko tai Google Sheets, jossa on tuotenimi, määrä ja sijainti varastossa. Isommissa yrityksissä kannattaa harkita kunnon varastonhallintaohjelmaa.
Tee säännöllisiä inventaareja – vähintään kerran vuodessa, mielellään useammin. Näin huomaat vanhat tavarat, jotka eivät liiku, ja voit tehdä niistä alennusmyyntiä tai poistaa ne.
Hyödynnä seinät ja ovet
Älä unohda pystysuuntaista tilaa. Seiniin voi asentaa koukkuja, hyllyjä ja kiinnikkeitä pienemmille tarvikkeille. Ovien taakse mahtuu narikkotelineitä tai ohuita hyllyjä esimerkiksi siivousvälineille.
Katossa kulkevat kiskot tai koukut voivat olla hyviä pitkille esineille kuten rullakoille, tikaille tai banderolleille.
Eroon turhasta ja vanhasta
Taustatila ei ole pitkäaikaista säilytystä varten. Jos jokin tavara on ollut varastossa vuoden eikä sitä ole käytetty, mieti todella tarvitsetko sitä. Vanha myyntimateriaali, vanhentuneet tuotteet ja rikkinäiset tavarat vievät tilaa turhaan.
Järjestä säännöllisesti ”siivoustalkoot” varastolle. Varaa tunti aikaa kerran kuukaudessa käydä läpi yksi hylly tai alue kerrallaan.
Yleisiä kysymyksiä taustatilan organisoinnista
Kuinka paljon tilaa kannattaa jättää kasvuvaraa varten?
Noin 20–30 prosenttia hyllytilasta kannattaa pitää tyhjänä tai joustavana. Näin pystyt ottamaan vastaan uusia tuote-eriä ilman että koko järjestelmä menee sekaisin.
Miten toimin jos taustatila on todella pieni?
Hyödynnä korkeus maksimissaan, käytä ohuita mutta korkeita hyllyjä ja harkitse ulkopuolista varastointia harvoin tarvittaville tavaroille. Monilla Helsingin alueilla on pienvarastoja edullisesti vuokrattavissa.
Kannattaako ulkoistaa varastointi?
Jos myyntitilasi on kallista keskustassa ja varastoitavaa on paljon, erillinen varasto voi olla järkevää. Laske kustannukset ja mieti kuinka usein tarvitset tavaroita – jos kerran viikossa riittää, ulkoistaminen voi säästää.
Tehokkuus näkyy tuloksessa
Kun taustatila toimii, koko liiketoiminta sujuvoituu. Asiakkaat saavat nopeampaa palvelua, kun tuotteet löytyvät hetkessä. Työntekijät eivät turhaudu etsimiseen. Ja sinä saat enemmän irti maksamastasi vuokrasta.
Järjestelmän luominen vie aikaa alkuun, mutta sen jälkeen se säästää sitä joka päivä. Aloita pienestä – yksi hylly tai yksi kulma kerrallaan. Muutaman viikon sisällä huomaat eron.