Uuden vuokralaisen saapuminen liiketilaan on aina merkittävä hetki sekä vuokranantajalle että vuokralaiselle. Hyvä valmistautuminen säästää aikaa, rahaa ja turhia kiistoja myöhemmin. Olen itse huomannut, että kun hommat hoitaa kunnolla etukäteen, kaikki sujuu paljon mukavammin ja vuokrasuhde lähtee käyntiin positiivisessa hengessä.
Tilan kunto ja siisteys
Ensimmäinen asia on varmistaa, että tila on siisti ja vuokrattavassa kunnossa. Käy tila läpi huolellisesti ja tee tarvittavat korjaukset. Tarkista, että seinät ovat ehjiä, lattia on puhdas ja mahdolliset edellisen vuokralaisen jättämät jäljet on hoidettu kuntoon. Pienistäkin yksityiskohdista kannattaa pitää huolta – ruosteinen hana tai rikkinäinen valokytkin antaa huonon ensivaikutelman.
Muista myös ilmanvaihto ja ilmanlaatu. Vie roskat pois, tuuleta kunnolla ja varmista ettei tilassa ole homeenomaisesta hajua tai muuta epämukavaa. Jos edellisellä vuokralaisella on ollut vaikkapa ravintola, voi ruokahajujen poistaminen vaatia erikoistoimenpiteitä.
Tekniikka ja sähköt
Sähköasiat pitää olla kunnossa. Tarkista että sähköpistokkeita on riittävästi ja ne toimivat. Testaa kaikki valot ja varmista että sulakekaapin merkinnät ovat selkeät. Monilla yrityksillä on nykyään merkittäviä sähköisiä laitteita, joten kannattaa varmistaa että tilan sähkökapasiteetti riittää vuokralaisen tarpeisiin.
Älä unohda internetyhteyttä. Lähes kaikki yritykset tarvitsevat nykypäivänä toimivan nettiyhteyden. Selvitä millainen valokuitu tai muu nettiyhteys tilaan on mahdollista järjestää ja kerro tästä vuokralaiselle etukäteen.
Tarkastuskierros ja dokumentointi
Käykää yhdessä vuokralaisen kanssa läpi tilan kunto ennen vuokrasuhteen alkua. Tee kirjallinen tilannekatsaus ja ota runsaasti valokuvia. Tämä suojaa molempia osapuolia – vuokranantaja tietää millaisessa kunnossa tila luovutettiin ja vuokralainen voi todistaa ettei hän ole aiheuttanut mahdollisia vanhoja vaurioita.
Itse opin tämän kantapään kautta pari vuotta sitten. Luovutin tilan ilman kunnollista dokumentointia ja vuokrasuhteen päättyessä syntyi kinaa siitä, oliko lattian naarmu ollut siellä jo alussa. Turha riita olisi vältytty pelkällä muutamalla kuvalla.
Avaimet ja kulunvalvonta
Selvitä kuinka monta avainta vuokralainen tarvitsee ja varmista että lukot toimivat moitteettomasti. Jos rakennuksessa on kulunvalvontajärjestelmä, hoida kulkuoikeudet kuntoon hyvissä ajoin ennen muuttopäivää. Anna selkeät ohjeet siitä, miten avaimia saa kopioida ja ketkä niitä saavat käyttää.
Sopimukset ja vakuutukset
Käy vuokralaisen kanssa läpi kaikki sopimukseen liittyvät velvoitteet. Kuka vastaa mistäkin korjauksesta? Miten huoltotyöt hoidetaan? Keneen otetaan yhteyttä, jos jotain yllättävää tapahtuu?
Varmista myös että vuokralaisella on asianmukaiset vakuutukset. Pyydä todistus vastuuvakuutuksesta ja tarvittaessa muistakin vakuutuksista. Tämä on helpompi hoitaa etukäteen kuin alkaa selvittelemään vakuutusasioita vahingon jo tapahduttua.
Naapurit ja yhteistyö
Jos liiketila sijaitsee isommassa rakennuksessa, esittele uusi vuokralainen naapureille. Kerro rakennuksen pelisäännöistä, jätehuollosta ja mahdollisista yhteisistä tiloista. Hyvä naapuruus on kultaakin kalliimpaa.
Kun nämä asiat hoitaa huolellisesti, vuokrasuhde alkaa parhain mahdollisin edellytyksin. Molemmat osapuolet tietävät mitä odottaa, ja epäselvyyksiä syntyy paljon vähemmän. Se pieni vaiva alussa maksaa itsensä takaisin moninkertaisesti.