Kun yritys kasvaa tai perustaja suunnittelee ensimmäisten omien tilojen vuokraamista, vastaan tulee väistämättä kysymys: tarvitsenko toimitilan vai liiketilan? Pinnalta nämä saattavat kuulostaa samalta asialta, mutta käytännössä ero on merkittävä – ja väärä valinta voi maksaa sekä euroja että hermoja.
Ymmärrän hyvin sen tilanteen, kun katsoo kiinteistöilmoituksia ja termit menevät sekaisin. Itse kävin läpi saman prosessin vuosia sitten, kun etsin tiloja pienelle yritykselleni. Luulin aluksi, että kaikki ”neliöt ovat neliöitä”, mutta opin nopeasti, että tilat on suunniteltu hyvin eri tarkoituksiin. Tässä artikkelissa selvitän sinulle, mikä näitä kahta erottaa ja miten päätät, kumpi sopii juuri sinun liiketoimintaasi.
Mikä on toimitila?
Toimitila on yleiskäsite tiloille, joissa yritys harjoittaa liiketoimintaansa ilman, että asiakkaiden tarvitsee käydä siellä fyysisesti. Toimitilat on suunniteltu ensisijaisesti työn tekemiseen ja tuotteiden varastointiin. Tyypillisiä toimitiloja ovat toimistot, varastot, tuotantotilat ja ateljeet.
Toimitilan tärkein piirre on, että sen sijainti ei ole yleensä kriittinen asiakasvirtojen kannalta. Voit sijoittaa toimitilan vaikka teollisuusalueelle, toimistokeskittymään tai syrjäisempään paikkaan, missä vuokrat ovat edullisempia. Asiakkaasi eivät tule ovesta sisään ostamaan, joten näkyvyydellä katukuvassa ei ole niin suurta merkitystä.
Mitä liiketilalla tarkoitetaan?
Liiketila puolestaan on tila, joka on suunniteltu asiakaspalvelua ja myyntiä varten. Tähän kategoriaan kuuluvat kaupat, ravintolat, kahvilat, kampaamot, kuntosalit ja muut palveluyritykset, joissa asiakkaat asioivat paikan päällä.
Liiketilan keskeisin ominaisuus on sen saavutettavuus ja näkyvyys. Sijainti ratkaisee usein sen, onnistuuko liiketoiminta vai ei. Vilkkaalla kävelykaduilla sijaitseva liiketila maksaa huomattavasti enemmän kuin vastaavan kokoinen toimitila lähiössä – ja syystä. Asiakasvirrat ja helppo löydettävyys ovat kultaakin kalliimpia.
Konkreettiset erot käytännössä
Sijainti ja saavutettavuus
Toimitilan voit sijoittaa melkein minne tahansa, kunhan työntekijöiden on kohtuullisen helppo päästä sinne. Liiketilan täytyy olla siellä, missä asiakkaasi liikkuvat. Esimerkiksi verkkokaupassasi tarvitsemat varastotilat voivat olla Vantaan teollisuusalueella, mutta jos avaat fyysisen myymälän, se kannattaa sijoittaa Helsingin keskustaan tai lähiöiden ostoskeskuksiin.
Julkisivu ja näyteikkunat
Liiketiloissa julkisivulla ja näyteikkunoilla on valtava merkitys. Ohikulkijat tekevät sekunnin murto-osassa päätöksen, tulevatko sisään vai eivät. Toimitiloissa taas julkisivu on toissijainen – riittää, että kyltissä lukee yrityksen nimi.
Muistan kun ystäväni avasi käsityöläisleipomon. Hän etsi aluksi halpoja toimitiloja, mutta ymmärsi pian, että leipomon pitää olla näkyvällä paikalla, jotta asiakkaat löytävät sen. Lopulta hän vuokrasi liiketilan, jossa oli isot ikkunat kadulle – ja leivontaprosessi näkyi ohikulkijoille. Se oli paras markkinointitemppu, mitä hän olisi voinut tehdä.
Kustannukset ja vuokratasot
Liiketilojen neliövuokrat ovat tyypillisesti 2–5 kertaa korkeammat kuin toimitilojen. Helsingin keskustassa liiketilan neliöhinta voi olla 30–50 euroa kuukaudessa, kun taas toimistotila samalla alueella maksaa 20–30 euroa ja varastotila teollisuusalueella vain 8–12 euroa neliöltä.
Liiketiloissa tulee usein myös lisäkuluja: joissakin ostoskeskuksissa maksetaan liikevaihtoon perustuvaa lisävuokraa, markkinointimaksuja ja yhteisiä kustannuksia. Toimitiloissa kustannusrakenne on yksinkertaisempi ja ennustettavampi.
Sopimusehdot ja joustavuus
Liiketilojen vuokrasopimukset ovat usein pitkiä, 5–10 vuotta, koska vuokranantaja tietää, että liikkeenharjoittaja investoi sisustukseen ja asiakaskunnan rakentamiseen. Toimitiloissa sopimukset voivat olla joustavampia, ja monet yritykset vuokraavat toimistotiloja esimerkiksi 1–3 vuoden sopimuksilla.
Irtisanomisajat ovat myös erilaiset. Liiketiloissa ne voivat olla jopa 6–12 kuukautta, kun toimitiloissa 1–3 kuukautta on yleisempää.
Luvat ja määräykset
Jos vuokraat liiketilan, joudut todennäköisesti hakemaan erilaisia lupia: elintarvikeluvat, anniskeluluvat, terveydensuojeluviranomaisen hyväksynnät ja niin edelleen. Toimitiloissa byrokratia on usein kevyempää.
Myös remonttien osalta liiketiloissa on enemmän rajoituksia. Et voi vain ryhtyä muuttamaan tiloja, vaan tarvitset vuokranantajan luvan ja mahdollisesti rakennuslupia. Toimitiloissa sisustusratkaisut ovat vapaampia, kunhan et tee rakenteellisia muutoksia.
Kumpi sopii sinun yrityksellesi?
Valitse toimitila, jos:
– Asiakkaasi eivät tule fyysisesti paikalle
– Harjoitat verkkokauppaa, konsultointia, suunnittelua tai vastaavaa
– Tarvitset varastotilaa tai tuotantotilaa
– Haluat pitää kiinteät kulut kurissa
– Sijainnilla ei ole merkitystä liiketoiminnallesi
– Työntekijät tekevät työtä toimistossa tai työpajassa
Valitse liiketila, jos:
– Liiketoimintasi perustuu asiakasvirtoihin
– Myyt tuotteita tai palveluita suoraan kuluttajille
– Tarvitset näkyvyyttä ja saavutettavuutta
– Asiakaskokemus syntyy fyysisessä tilassa
– Olet valmis maksamaan sijainista
– Toimialasi on vähittäiskauppa, ravintola-ala tai palveluala
Yhdisteleminen: hybridiratkaisu
Monet yritykset tarvitsevat molempia. Esimerkiksi verkkokauppa voi tarvita varastotoimitilan ja pienen showroom-liiketilan keskustassa. Tai ravintola tarvitsee näkyvän liiketilan asiakkaille sekä erillisen varastotoimitilan suurempien raaka-ainetoimitusten vastaanottoon.
Tämä ratkaisu on kustannustehokas: pidät kalliit liiketilaneliöt minimissä ja hoidat muut toiminnot edullisemmissa toimitiloissa.
Yleisimmät virheet tilaa valittaessa
Suurin virhe on vuokrata liiketila, kun toimitila riittäisi. Olen nähnyt monta nuorta yrittäjää, joka on uponnut rahat kalliiseen katutason liiketilaan, vaikka toiminta olisi voinut sujua yhtä hyvin edullisemmassa toimitilassa. Tämä syö kassavirtaa ja rajoittaa kasvumahdollisuuksia.
Toinen yleinen virhe on aliarvioida sijainnin merkitys. Jos asiakkaasi eivät löydä luoksesi, ei auta vaikka sinulla olisi kuinka hieno liiketila. Tee aina asiakasvirta-analyysi ennen päätöstä.
Kolmas sudenkuoppa on allekirjoittaa liian pitkä sopimus ennen kuin liiketoiminta on todistetusti kannattavaa. Varsinkin liiketiloissa kannattaa pyrkiä alkuun lyhyempään sopimukseen tai ainakin neuvotella joustovaraa.
Käytännön vinkit tilojen etsintään
Aloita arvioimalla todelliset tarpeesi: montako neliötä tarvitset, missä asiakkaasi liikkuvat, millainen budjettisi on? Tee vertailua eri alueiden hinnoissa – voit säästää tuhansia euroja vuodessa valitsemalla viisaasti.
Käy katsomassa tilat aina paikan päällä useampaan kertaan, eri vuorokauden aikoina. Varsinkin liiketilojen kohdalla on tärkeää nähdä, miltä asiakasvirrat näyttävät aamulla, lounasaikaan ja iltapäivällä.
Neuvottele aina vuokraehdoista. Monet vuokranantajat ovat valmiita joustamaan, varsinkin jos otat pitkän sopimuksen tai tilat ovat olleet tyhjillään. Kysy myös mahdollisista starttiponnisteluista, kuten muutaman ensimmäisen kuukauden alennetusta vuokrasta.
Toimitila tai liiketila – lopulta valinta riippuu täysin siitä, millaista liiketoimintaa harjoitat. Oikea ratkaisu tukee kasvuasi ja pitää kulut hallinnassa, väärä voi jarruttaa menestystä. Mieti rauhassa, mitä todella tarvitset, älä maksa ylimääräistä sijainnista, jota et hyödynnä – mutta toisaalta älä säästä väärässä paikassa, jos asiakkaasi tarvitsevat pääsyn luoksesi.