Liiketilan muuttaminen monitoimitilaksi on yksi älykkäimmistä tavoista maksimoida tilan käyttöaste ja parantaa kannattavuutta. Kun sama neliömetrimäärä palvelee useampaa tarkoitusta, vuokrakustannukset jakautuvat tehokkaammin ja tila hyödynnetään aamusta iltaan. Monitoimitila voi toimia päivällä kokoustilana, iltaisin tapahtumapaikka ja viikonloppuisin vaikkapa pop-up-myymälänä.
Miksi monitoimitila kannattaa?
Perinteinen liiketila seisoo tyhjillään suuren osan ajasta. Kahvila saattaa olla hiljainen aamuisin, kokoustila tyhjä iltaisin ja näyttelytila arkisin. Monitoimitilassa sama pinta-ala palvelee useita käyttötarkoituksia vuorokauden tai viikon aikana. Tämä tarkoittaa parempaa tuottoa, tehokkaampaa tilankäyttöä ja monipuolisempaa liiketoimintaa.
Helsingissä, missä vuokrat ovat korkeita, monitoimitilakonsepti on erityisen järkevä. Kun sama tila palvelee aamupäivällä freelancereita coworking-tilana ja iltaisin yksityistilaisuuksia, vuokrakustannus jakautuu useammalle toiminnolle.
Kartoita tilan mahdollisuudet ja rajoitukset
Ensimmäinen askel on arvioida, mihin tila oikeasti soveltuu. Kaikki tilat eivät sovellu kaikkeen. Katso tilan pohjaratkaisua, korkeutta, valoisuutta ja teknisiä valmiuksia. Onko tilassa vesipiste? Kuinka helposti kalusteet voi siirtää? Minkälainen äänieristys on?
Kävin itse katsomassa erästä tilaa Kalliossa, joka vaikutti paperilla täydelliseltä monitoimitilalta. Paikan päällä selvisi, että naapuritilan äänet kantoivat läpi seinän – ei toiminut kokoustilana ollenkaan. Kannattaa siis käydä testaamassa äänimaailma eri kellonaikoina.
Tarkista myös vuokrasopimuksesta, mitä toimintoja tila sallii. Jotkut kiinteistöt rajoittavat äänekkäitä tapahtumia tai iltatoimintaa. Selvitä pelastustiet, turvallisuusmääräykset ja luvat etukäteen.
Suunnittele joustavat kaluste- ja tilaratkaisut
Monitoimitilan ydin on joustavuus. Kiinteät rakenteet ja raskaat kalusteet tekevät muunneltavuudesta mahdotonta. Investoi kevyisiin, helposti siirrettäviin kalusteisiin ja modulaarisiin ratkaisuihin.
Hyvä lähtökohta on pöydät pyörillä, pinottavat tuolit ja liikuteltavat väliseinät tai sermit. Tavaroiden säilytykseen tarvitset kaapit tai varastotilaa, jonne kalusteet saa nopeasti piiloon. Jos tila muuttuu päivittäin aamukahvilasta iltakokoustilaksi, muutoksen pitää sujua 15-30 minuutissa.
Harkitse myös modulaarisia sohvia, jotka voi järjestää eri muotoihin. Suuret tyynyt toimivat rentona oleskelutilana tai istumisena tapahtumissa. Liikuteltavat valaisimet antavat joustavuutta valaistukseen – kirkasta työvaloa päivälle, tunnelmavaloa iltaan.
Tekniikka ja infrastruktuuri kuntoon
Monitoimitila tarvitsee kunnollisen teknisen perustan. Ensinnäkin verkko – hankki nopea ja luotettava internetyhteys, joka kestää kymmeniä käyttäjiä yhtä aikaa. Lisää pistorasioita eri puolille tilaa, koska sähköä tarvitaan joka kolkassa.
Äänentoistolaitteet ovat oleellisia, jos tilassa järjestetään tapahtumia tai esitelmiä. Hyvä mikrofonijärjestelmä ja kaiuttimet tekevät tapahtumista ammattimaisia. Videotykki tai iso näyttö auttaa kokouksissa ja koulutuksissa.
Mieti myös maksupäätteitä, jos myyt tuotteita tai palveluita. Mobiilimaksupääte riittää alkuun, mutta kiinteä kassajärjestelmä helpottaa kirjanpitoa.
Markkinointi ja varausjärjestelmä
Monitoimitila vaatii selkeän varausjärjestelmän. Asiakkaiden pitää nähdä, milloin tila on vapaana ja minkälaiseen käyttöön. Investoi verkkovarauskalenteriin, jossa näkyy ajankohdat ja hinnoittelu. Tämä säästää aikaa ja välttää päällekkäisvaraukset.
Kerro selkeästi, mihin kaikkeen tila soveltuu. Näytä kuvia eri käyttötilanteista – kokoukset, juhlat, näyttelyt, työskentely. Hinnoittele käyttötarkoitusten mukaan: tuntihinta työpisteelle voi olla edullinen, mutta iltatilaisuus maksaa enemmän.
Yleiset haasteet ja niiden ratkaisut
Siivous ja järjestys ovat suurin käytännön haaste. Kun käyttäjiä on monta, tila likaantuu nopeasti. Varaa aikaa siivoukseen vaihtojen välissä tai palkkaa siivouspalvelu. Selkeät pelisäännöt pitävät tilan järjestyksessä – esimerkiksi ”jätä tila samaan kuntoon kuin löysit sen”.
Äänet ja häiriöt voivat olla ongelma, jos samaan aikaan on rauhallista työskentelyä ja äänekästä toimintaa. Jaa tila vyöhykkeisiin tai rajaa toiminnot ajallisesti. Ääntä vaimentavat materiaalit, kuten akustiikkaverhot ja -paneelit, auttavat paljon.
Vakuutukset ja vastuu on selvitettävä. Monitoimitilassa liikkuu paljon ihmisiä ja tavaraa. Tarkista, että kiinteistövakuutus ja vastuuvakuutus kattavat kaikki käyttötarkoitukset. Kysy vuokranantajalta ja vakuutusyhtiöltä varmuuden vuoksi.
Käytännön vinkkejä onnistumiseen
Aloita pienestä. Ei tarvitse tarjota kaikkea kerralla – testaa ensin yhtä tai kahta käyttötarkoitusta ja laajenna vähitellen. Kuuntele asiakkaiden palautetta ja kehitä konseptia sen mukaan.
Tee selkeät käyttöohjeet tilasta. Missä on valokatkaisijat, miten äänentoisto toimii, mihin roskis kuuluu. Yksinkertainen ohjelappu säästää aikaa ja vaivaa.
Verkostoidu muiden kanssa. Monitoimitilat sopivat mainiosti yhteistyöhön – esimerkiksi cateringpalvelun tai tapahtumatuotannon kanssa. Kun tarjoat kokonaisuuksia, asiakkaiden on helpompi valita sinun tilasi.
Monitoimitilaksi muuttaminen vaatii suunnittelua ja investointeja, mutta palkitsee paremmalla kannattavuudella ja monipuolisemmalla liiketoiminnalla. Kun tila elää ja palvelee aamusta iltaan, myös Helsinki saa lisää elinvoimaa ja tapahtumapaikkoja.