Liiketilan varastointiratkaisut saattavat kuulostaa tylsältä yksityiskohdalta, mutta ne voivat tehdä valtavan eron päivittäiseen työskentelyyn. Hyvin suunnitellut hyllykalusteet säästävät aikaa, rahaa ja hermoja – huonosti toteutetut taas johtavat jatkuvaan etsimiseen, turhautumiseen ja menetettyihin myyntimahdollisuuksiin. Kun tuotteet löytyvät nopeasti ja tila on järjestyksessä, asiakaspalvelu sujuu paremmin ja työntekijät jaksavat tehdä varsinaista työtään sen sijaan, että he etsisivät tavaroita sieltä sun täältä.
Miksi varastoinnin suunnittelu kannattaa ottaa vakavasti
Monet aloittavat liiketoiminnan ajatuksella, että varastointiin käy mikä tahansa hylly rautakaupasta. Tämä toimii ehkä viikon tai kaksi, mutta kun tavarat alkavat kasautua ja lajitelmaa tulee lisää, alkavat ongelmat. Tuotteet katoavat hyllyjen taakse, inventaario menee sekaisin ja aikaa kuluu pelkkään etsimiseen.
Oikeanlaiset hyllykalusteet maksavat itsensä takaisin yllättävän nopeasti. Kun työntekijä löytää tuotteen 30 sekunnissa viiden minuutin sijaan, se tarkoittaa päivässä säästettyjä tunteja. Kun tavarat ovat järjestyksessä, inventaarion hallinta on helpompaa ja tilauskustannukset pysyvät kurissa.
Erilaisia varastointiratkaisuja erilaisiin tarpeisiin
Kevyet hyllyjärjestelmät sopivat toimistoihin, vaatekauppoihin ja kevyemmän tavaran varastointiin. Niitä voi säätää helposti ja siirtää tarpeen mukaan. Hinta on kohtuullinen ja asennus onnistuu yleensä ilman ammattilaista.
Kuormalavahyllyt ovat teollisuuden standardi, kun tavarat tulevat eurolavakuormina. Ne kestävät satoja kiloja per hyllytaso ja niitä voi rakentaa useita metrejä korkeiksi. Vaativat kuitenkin trukin tai pinoamisvaunut käyttöön, eli sopivat vain tiloihin, joissa on riittävästi korkeutta ja käytävätilaa.
Liukuhyllyt ja karusellijärjestelmät maksimoivat tilatehon, kun neliöitä on vähän. Ne vaativat isomman alkuinvestoinnin, mutta tiheään rakennetussa keskustassa ne voivat olla ainoa keino saada riittävästi tavaraa pieneen tilaan.
Itse käytin aikoinaan pienessä verkkokaupan varastossa tavallisia metallilevyhyllyjä. Ne toimivat alkuun mainiosti, mutta kun tuotevalikoima kasvoi, alkoivat pienet paketit kadota isojen laatikoiden taakse. Vaihdoin osan hyllyistä pienemmillä lokeroilla varustettuihin järjestelmiin – etsimiseen kuluva aika putosi merkittävästi ja virhetoimitukset käytännössä loppuivat.
Näin suunnittelet varastoinnin oikein
Aloita mittaamalla tilasi tarkkaan. Huomioi myös katto – monessa liiketilassa on 3-4 metriä korkeutta, jota kannattaa hyödyntää. Muista jättää riittävät käytävät, vähintään 80-100 cm, jotta trukin tai vaunujen kanssa pääsee liikkumaan.
Luokittele tavarasi ABC-analyysin mukaan. A-tuotteet ovat niitä, joita liikkuu eniten – ne kuuluvat käden ulottuville ja helposti saataville paikoille. B-tuotteet voivat olla vähän korkeammalla tai kauempana. C-tuotteet, joita myydään harvoin, voivat olla vaikkapa ylähyllyillä tai taka-alueilla.
Merkitse hyllyt selkeästi. Numerointi tai kirjainkoodijärjestelmä kannattaa ottaa käyttöön heti alusta alkaen. Kun jokaisella paikalla on yksilöllinen tunniste, inventaario ja tilaukset helpottuvat valtavasti. Tämä on erityisen tärkeää, jos työntekijöitä on useampia.
Turvallisuus ei ole valinnaista
Hyllyjärjestelmiä täytyy kiinnittää seinään tai lattiaan niin, että ne eivät kaadu. Raskaasti lastatut metallikaappihyllyt voivat painaa satoja kiloja, ja jos ne päätyvät jonkun päälle, seuraukset ovat vakavia. Älä säästä kiinnityksessä.
Tarkista myös kantavuudet. Jokaisessa hyllyssä on merkintä maksimikuormituksesta – älä ylitä sitä, vaikka tavaroita tuntuisikin mahtuvan vielä lisää. Lataa painavimmat tavarat alimmille tasoille.
Paloturvallisuuskin on huomioitava. Hyllyt eivät saa tukkia poistumisteitä, sprinklerilaitteita tai sammutuskalusteita. Palavien nesteiden tai kemikaalien varastoinnille on omat sääntönsä.
Digitaalinen inventaariohallinta helpottaa arkea
Kun varastointiratkaisut ovat kunnossa, kannattaa harkita yksinkertaisen inventaariojärjestelmän käyttöönottoa. Se voi olla jopa vain taulukkolaskentaohjelma, kunhan se on päivitetty ja kaikkien saatavilla.
Viivakoodit tai QR-koodit yhdistettynä mobiilisovelluksiin tekevät inventaarion laskennasta nopeaa. Yhden henkilön ei tarvitse muistaa kaikkea, kun tieto on järjestelmässä. Tämä vähentää virheitä ja helpottaa uusien työntekijöiden perehdyttämistä.
Yleisiä virheitä varastoinnissa
Liian ahdas suunnittelu. Kun hyllyt ovat liian lähellä toisiaan, työskentely hidastuu ja työtapaturmien riski kasvaa. Jätä liikkumatilaa.
Väärät kalusteet. Älä osta hyllyjä vain hinnan perusteella. Huonolaatuiset hyllyt alkavat taipua ja vaurioitua nopeasti, ja lopulta joudut ostamaan uudet.
Suunnittelemattomuus. Kun tavarat tulevat satunnaisesti mihin sattuu, järjestelmä hajoaa. Varaa jokaiselle tuotteelle oma paikkansa ja pidä kiinni siitä.
Budjettivinkki
Jos uudet hyllyt tuntuvat liian kalliilta, kannattaa tarkistaa käytettyjen kalusteiden markkinat. Monet yritykset myyvät vanhoja hyllyjärjestelmiään remontoidessa, ja niistä saa usein laadukkaita ratkaisuja murto-osalla uuden hinnasta. Tärkeintä on tarkistaa kunto ja kantavuus ennen ostoa.
Optimaalinen varastoratkaisu ei ole kalleinta eikä monimutkaisinta, vaan sellainen, joka toimii juuri sinun liiketoimintasi tarpeisiin. Kun tuotteet ovat järjestyksessä ja nopeasti löydettävissä, koko päivä sujuu paremmin.